Budgetvriendelijke software op maat!

Het Verzet, een speciaalzaak in de verkoop en verhuur van fietsen voor zowel particulier als bedrijf, beschikt over een eigen hersteldienst. Tal van fietsen worden dagelijks door technische specialisten nagekeken en waar nodig herstelt. De uitgevoerde herstellingen gaan zowel over fietsen van particulieren, bedrijven of hun eigen fietsen voor verhuur. De facturatie en opvolging verloopt voor de verschillende types op en al even verschillende manier. Particulieren betalen per herstelbeurt, sommige bedrijven per maand, werk aan huurfietsen dienst als basis voor de bepaling van huurprijzen.

Voor de opmaak van meetstaten en offertes, baseerde B&S Elektro zich op een papieren notitie. Bij aankomst op kantoor werden eerst alle artikelprijzen opgezocht, uitgerekend voor een welbepaalde klant en alle notities omgevormd tot een offerte in Excel (al gauw goed voor enkele uren werk). Goedgekeurde offertes werden uitgevoerd, waarbij alle gebruikte materiaal opnieuw werden uitgetypt in Excel. Hierna werd een manuele nacalculatie gedaan en tot slot werd een factuur opgesteld, opnieuw tikwerk.

De handel in eieren wordt bepaald door de veilingprijzen die wekelijks variëren. Aan de hand van deze prijzen wordt de prijs van de duizenden eieren die De Biest aan- en verkoopt berekend. Afhankelijk van de hoeveelheden en gewichten werden de berekeningen wekelijks tientallen keren uitgevoerd in Excel. Wanneer een eierbon met prijzen van een vorige week moest worden opgemaakt, dienden de prijzen opnieuw ingegeven te worden. Voor het berekenen van de prijzen van scharreleieren werd een tweede Excel gebruikt.

ABC Karnaval verhuurt duizenden feestartikelen, gaande van pruiken en gekke brillen tot complete kostuums. Het spreekt voor zich dat het een enorme klus is al deze artikelen van elkaar te onderscheiden en bovendien nog de verhuurperiodes te respecteren.
Daarnaast dient elk artikel opgevolgd te worden, waarbij gegevens als eventuele beschadigingen, wasbeurten, reservaties, huurtarieven, toeslagen bij het te laat terugbrengen,... worden bijgehouden.
Naast de gegevens over de artikels zelf, komen ook nog een pak administratieve taken bij het geheel kijken. Het klaarzetten van artikels die zullen opgehaald worden, het opvolgen van te laat binnengebrachte artikels, voorschotten, betalingen,...

Als IT-service provider biedt Roteq ook computersystemen aan. Via de website van de hardwareleverancier Dell kunnen prijsaanvragen ingevoerd en afgedrukt worden. Bij het bestellen van een goedgekeurde prijsaanvraag, krijgt Roteq een orderbevestiging na verwerking. Hardware en hardware-onderdelen evolueren zo snel, dat bepaalde onderdelen reeds door andere vervangen zijn in de tijd tussen prijsaanvraag en bestelling.
Gezien een computerconfiguratie niet enkel bestaat uit een scherm en systeemeenheid, maar wel uit tientallen items (geheugen, harde schijf, moederbord, CD-DVD-station, scherm, toetsenbord, muis, Windows-versie,...), was het steeds een hele karwei om bij elke bestelling elk onderdeel van de offerte en de orderbevestiging te vergelijken.

Elke onderneming kent dezelfde problematiek: tientallen, zoniet honderden aankoopfacturen waarop meerdere artikels terug te vinden zijn, voor verschillende klanten en/of projecten. Het terugvinden van een aankoopfactuur bestaat eerst uit het opzoeken van het correcte factuurnummer in het boekhoudpakket.
Daarna komt een zware map met facturen naar boven, waarin gezocht wordt naar het juiste factuurnummer. Er wordt eventueel een kopie genomen van de factuur om aankoopprijzen te kunnen vergelijken of bepaalde berekeningen mee te doen.
Als de facturen dan nog eens bij de boekhouder zijn, is het werk nog veel groter. Maar, niet enkel facturen horen thuis bij een klant of project, ook bestelbonnen, e-mails, tekstdocumenten, PDF-bestanden, eventueel foto's, notities,... Alles heeft wel zijn plaats, maar om één welbepaald document terug te vinden is vaak héél wat tijd nodig.